Ser tesorero de una iglesia se ha vuelto más complejo en los últimos años. Este trabajo, en gran parte voluntario, va mucho más allá de hacer los cálculos para garantizar que los libros estén equilibrados y se paguen las facturas.

Hoy en día, los tesoreros y el personal de las iglesias en general deben ser conscientes de las muchas formas en que la iglesia puede ser defraudada, ya sea por personas internas de confianza o por estafadores que encuentran formas de engañar al personal para que revele información.

Y hay que tener en cuenta cuestiones fiscales, como mantener el estatus 501c3 de la iglesia.

Edd Breeden y Diane Case cuentan con una gran experiencia para tratar todos estos temas, y lo hicieron en un interesante taller llamado Church Treasurer's Training en Caleidoscopio de la administración en Portland, Oregón, el 23 de septiembre. El Caleidoscopio de la Corresponsabilidad es una conferencia anual sobre la corresponsabilidad, la generosidad y las finanzas de las iglesias, organizada por el Iglesia Presbiteriana (EE.UU.) y el Iglesia Evangélica Luterana en América.

Tanto Breeden como Case trabajan para el Presbiterio de San José en California. Breeden es autor del Manual del Tesorero de la Iglesia; en noviembre saldrá a la venta una nueva versión del libro, que puede adquirirse en Amazon.

Llevan 15 años impartiendo cursos similares, normalmente tres horas un sábado por la mañana. En Stewardship Kaleidoscope, tuvieron 90 minutos para cubrir el material.

Los principales deberes de un tesorero de iglesia, según la definición de Breeden y Case, son:

• Mantener ordenados los libros y registros financieros
• Seguir las instrucciones de la junta de gobierno (en una iglesia PC(USA), esa es la Sesión).
• Notifique a la Junta (o Sesión) si ve algo que parece incorrecto, fuera de lugar o problemático.
• Manténgase alerta ante posibles fraudes
• Asegurarse de que la iglesia no gasta más de la cuenta y señalar los gastos dudosos para que los revise el consistorio o el comité de finanzas.
• Realizar una auditoría o revisión anual
• Supervisar el presupuesto y asegurarse de que la iglesia sigue ajustándose a él.

Breeden señaló que el principal problema al que se enfrentan las iglesias es su estatus 501c3, y asegurarse de que lo mantienen. "La exención es un privilegio, no un derecho", afirma Breeden. "Si la organización parece exenta pero no actúa exenta, no está exenta".

Muchas organizaciones creen que son sus actividades las que las hacen exentas, pero el factor más importante para determinar el estatus es cómo recaudan sus fondos. Además, si decide alquilar su propiedad a una entidad con ánimo de lucro, puede poner en riesgo su estatus 501c3. Consulte con el abogado de su iglesia u otro asesor profesional antes de contratar a un inquilino de este tipo.

Como siempre, tanto Breeden como Case insistieron en la importancia de consultar a los expertos de su región o estado para asegurarse de que se cumplen las leyes aplicables en esa zona. Algunas cuestiones varían según la legislación estatal.

Prevención del fraude

Breeden y Case han visto bastantes fraudes en su tiempo de trabajo en iglesias, y hay algunas formas sencillas de prevenirlos. Breeden señaló que el 85% de todos los fraudes proceden de miembros de confianza de la iglesia. "La confianza no es un control interno", dice Case.

Unos buenos procesos contables pueden eliminar las oportunidades de robo o fraude; la clave está en separar las responsabilidades. Dos personas sin relación entre sí cuentan el dinero en efectivo que entra durante la ofrenda; una tercera persona sin relación entre sí lo lleva al banco.

Case señaló que exigir dos firmas en los cheques no proporciona tanta seguridad como la gente cree. La mayoría de los bancos no revisan las firmas de los cheques, como descubrió Case cuando envió un cheque sin firma para probar la prevención del fraude del banco.

Para evitar el fraude en línea o la piratería informática, utiliza la Autenticación de Dos Factores (2FA) en todas las cuentas, que requiere que los usuarios obtengan un código al iniciar sesión a través del correo electrónico o en su teléfono e introduzcan el código junto con su contraseña. Esto evita que las cuentas sean pirateadas, y es útil en todo tipo de cuentas, incluido el correo electrónico. "Es una molestia, pero es muy importante y eficaz", afirma Breeden.

Tanto Case como Breeden abogaron por un software de contabilidad en la nube con 2FA. Todo el software de contabilidad se está trasladando a la nube; es más fácil de usar que el software que se almacena en un ordenador y no requiere costosas actualizaciones. También es accesible para varias personas con sus propios inicios de sesión, en lugar de permanecer en el ordenador de una sola persona.

El tesorero debe descargar directamente los extractos bancarios y compararlos con el programa de contabilidad o los registros financieros. "En un caso, la iglesia sufrió una estafa de 140.000 euros", dice Breeden. "La persona que tenía los extractos proporcionaba de alguna manera extractos bancarios falsos que coincidían con los de Quickbooks. Si el tesorero hubiera descargado él mismo el extracto bancario, habría visto la discrepancia."

Case también abogó por los pagos ACH y desaconsejó el envío de cheques por correo. El propio Presbiterio fue víctima de un fraude cuando un cheque enviado por correo para un pago no llegó al destinatario y, en su lugar, fue lavado y alterado; el Presbiterio perdió $55.000, que tuvieron que ser reembolsados por el seguro. El dinero se recuperó más tarde, pero fue una lección cara y engorrosa. Breeden dijo que se pueden comprar cheques que no se pueden alterar, con tinta y papel especiales, pero esos cheques costarán más. Puede merecer la pena si su iglesia envía cheques con frecuencia.

Positive Pay es otra forma de implicar a su banco en la prevención del fraude. El titular de la cuenta, en este caso el presbiterio, envía al banco una lista de pagos e importes que se han realizado. Antes de pagar, el banco compara los beneficiarios y las cantidades con la lista proporcionada por el presbiterio. Este servicio tiene un coste, pero los pagos positivos inversos no. Con los pagos positivos inversos, el banco establece los pagos en su sistema en línea, y el titular de la cuenta se conecta en línea y verifica los pagos. La única desventaja de este sistema es que si el titular de la cuenta no realiza ninguna acción, los pagos se efectúan de todos modos, por lo que el titular de la cuenta debe ser diligente y asegurarse de que atiende la cuenta.

Por último, en el tema del fraude, Case abogó firmemente por un sistema de intercambio de documentos seguros. No envíe por correo electrónico ninguna información sensible de la cuenta ni la adjunte como correo electrónico. En su lugar, utilice un proveedor como box.com para configurar los documentos y compartirlos. El correo electrónico no es lo bastante seguro para este tipo de información.

Prepararse para las catástrofes

Con las catástrofes naturales cada vez más frecuentes, es fundamental asegurarse de estar preparado para mostrar a una compañía de seguros lo que poseía su iglesia.

Saque fotos de todo lo que posea su iglesia, incluidos los objetos que estén almacenados pero no se utilicen. Los inquilinos deberían hacer lo mismo. "A las compañías de seguros no les importa si usas el artículo", dice Case. "Te reembolsarán su valor".

Su iglesia también necesitará una forma de que el jefe de personal (u otro personal apropiado) pueda acceder a fondos inmediatos para que la iglesia vuelva a funcionar. Una buena regla general es disponer de unos $10.000 fondos de emergencia de acceso inmediato. Crear una lista de deseos en Amazon ofrece a quienes quieran ayudar a la iglesia una forma de hacerlo.

Las iglesias también tienen que decidir si quieren seguir reuniéndose y, en caso afirmativo, dónde. Breeden aconseja mantener la misma hora de culto, para que los miembros de su iglesia tengan una sensación de normalidad.

Y cuando llegue el momento de reconstruir, asegúrese de que el aparcamiento se ajusta al número de personas que utilizarán la iglesia. Breeden dice que conoce una iglesia que se vio obligada a vender porque perdió el permiso de ocupación por falta de aparcamiento. "El edificio se vendió porque ya no podían reunirse allí", dice Breeden.

Otros asuntos

Toda iglesia debería realizar una revisión financiera anual. La necesidad o no de una auditoría completa depende del tamaño de la iglesia o ministerio. Case sugirió que una forma de que las iglesias encuentren una parte neutral para revisar los libros es encontrar otra iglesia de tamaño similar e intercambiar los registros financieros para una revisión financiera.

Hay que tener cuidado con quién rellena los formularios financieros y fiscales de la iglesia, dice Case. En una iglesia, la persona que normalmente se ocupaba de esto estaba de permiso y otra rellenó un formulario de impuestos, pero no sabía cómo hacerlo correctamente. La iglesia recibió una factura fiscal de $65.000. El presbiterio está ayudando a la iglesia a resolver el asunto.

Una tarea sorprendente que Breeden esbozó fue animar a la iglesia a expresar gratitud por los dones que se le dan. "En la iglesia a la que asisto ahora, hablan de dos grandes cosas que suceden en la vida de la iglesia cada domingo", dice Breeden. "Luego siempre dan las gracias por la generosidad que hace posible todas estas cosas. Lo hacen todos los domingos. Si recoges una ofrenda cada domingo y no das las gracias a la gente, no estás recaudando mucho dinero".