Recibir un donativo de cualquier cuantía conlleva obligaciones espirituales y financieras para una iglesia. Una gestión financiera sólida es un acto de fiel mayordomía.

Dicha gestión requiere políticas, prácticas y procedimientos para las finanzas de la iglesia que garanticen que las donaciones se protegen, se mantienen y se utilizan para el fin previsto por el donante.

"La forma de manejar el dinero honra a Dios y a las personas a las que servimos", dijo Joseph Moore, Responsable de Relaciones Ministeriales con la Fundación Presbiteriana. "Lo que hacemos con lo que Dios nos ha dado importa. Es esencial para el evangelio de Jesucristo".

Caleidoscopio de la administración es una conferencia anual sobre mayordomía y generosidad. La de este año se celebró del 25 al 27 de septiembre en Minneapolis. El sitio Fundación Presbiteriana patrocina la conferencia.

Las iglesias necesitan estructuras de gestión financiera que protejan los dones recibidos. No se trata de desconfiar de las personas que ocupan nuestros cargos eclesiásticos; se trata de reconocer que existen "importantes responsabilidades de gestión financiera para pastores, sesiones y consejos eclesiásticos", explicó Moore.

Se producen fraudes

Los datos sobre fraude y mala gestión financiera en las iglesias cuentan una historia preocupante pero informativa. Sólo 10% de las iglesias que sufren fraude financiero lo denuncian, y cuando lo hacen, el importe medio es de $70.000. Un tercio de las iglesias sufrirá algún tipo de mala conducta financiera. Se calcula que, de aquí a 2025, las iglesias y organizaciones sin ánimo de lucro perderán en todo el mundo $90.000 millones a causa del fraude.

Entonces, ¿qué pueden hacer las iglesias para prevenir el fraude y los abusos? El primer paso es comprender cómo se produce el fraude. Moore y Mark Stauffer, ex Presidente/Tesorero de un Consejo Luterano, compartieron la Triángulo del fraude: Oportunidad, Incentivo, Racionalización. Con demasiada frecuencia, las iglesias son blancos fáciles porque pensamos: "Oh, eso nunca nos va a pasar a nosotros". Nuestras políticas no deben ser draconianas, pero tampoco deben inclinarse demasiado hacia el otro lado", afirma Moore. Las iglesias pueden tomar medidas para minimizar las oportunidades y los incentivos del triángulo del fraude.

Una práctica de gestión financiera sencilla pero eficaz es la Regla de los Dos: siempre que se cuenten efectivo y/o cheques o se abra el correo, deben estar presentes dos personas no relacionadas entre sí. (Moore y Stauffer reconocieron que muchas iglesias tienen voluntarios de larga data (la Sra. Jones, por ejemplo) que han contado la ofrenda semanal durante años o ayudado a abrir el correo y pueden ser reacios a aplicar esta práctica por temor a insultar a esos voluntarios.

"No tiene nada que ver con la Sra. Jones", dijo Moore. "Tiene que ver con cómo nos comprometemos fielmente con el trabajo y la mayordomía a la que Dios nos ha llamado, incluso después de que un donativo haya ido al plato de las ofrendas".

Establecer el tono y las políticas

La buena gestión financiera de las iglesias implica a varias partes:

• Párroco - El párroco marca la pauta de que la gestión financiera es importante y forma parte de la responsabilidad como administradores de los dones.
• Sesión/Consejo - Los órganos de gobierno deben llevar a cabo una revisión periódica de las finanzas de la iglesia, incluyendo la contabilidad del año a la fecha y del mes a la fecha, los saldos de las cuentas de efectivo, las transacciones inusuales y otras medidas de seguimiento.
• Tesorero - El Tesorero debe conocer bien las prácticas financieras, preparar los estados financieros para el órgano de gobierno y revisar las conciliaciones de las cuentas de caja y los gastos de personal.
• Contable - El contable gestiona el proceso diario de transacciones y operaciones financieras.
• Auditor - Un auditor externo debe llevar a cabo una revisión periódica y objetiva de las prácticas financieras de la iglesia.

Estas medidas internas son controles preventivos, añadió Stauffer, y son fundamentales para la gestión y administración de las donaciones. También hay controles compensatorios que sirven de doble comprobación a posteriori para asegurarse de que el dinero donado va a donde debe ir:

• Declaraciones trimestrales de ofrendas - Ofrecen a los donantes la oportunidad de revisar el registro de ofrendas de la iglesia y conciliarlo con sus propios registros. También es una oportunidad para que la iglesia incluya un mensaje de agradecimiento como parte de la mayordomía.
• Donaciones electrónicas - Las donaciones en línea ofrecen los registros y la protección asociados a las tarjetas de crédito/débito y cuentas bancarias seguras.
• Revisión independiente - La revisión por terceros de las cuentas de efectivo y los gastos de personal genera confianza en que el dinero se utiliza adecuadamente.

Hay tres tipos distintos de fondos que pueden recibir las iglesias y que requieren una atención especial:

• Conmemorativas - Las donaciones conmemorativas se hacen para honrar la memoria y el legado de una persona o personas que han sido significativas para el donante. Las donaciones conmemorativas no suelen estar restringidas a un uso concreto; es una buena práctica que la iglesia determine un uso del dinero que refleje la vida de la persona a la que se conmemora. Los fondos conmemorativos no deben mezclarse con el presupuesto operativo, sino que deben contabilizarse por separado.
• Donaciones restringidas - Estas donaciones se otorgan para apoyar un propósito, programa o misión específicos de la iglesia. Las iglesias tienen la obligación moral, espiritual y legal de utilizar estos fondos de acuerdo con la intención del donante. Por ello, las iglesias deben considerar cuidadosamente las donaciones restringidas. No todas las donaciones son apropiadas para su misión y ministerio.
• Dotaciones - Las dotaciones son fondos establecidos para proporcionar un flujo de ingresos a largo plazo para la iglesia. La iglesia sólo gasta los intereses devengados por el capital.

Gestión de archivos

Las iglesias disponen de varias opciones viables para la gestión de los registros financieros:

• Un sistema electrónico integrado de gestión financiera facilita la gestión de registros tales como afiliación, contribuciones, libro mayor, informes financieros, pago de facturas y emisión de cheques.
• Un servicio basado en la nube ofrece ventajas como el acceso remoto, la responsabilidad del proveedor sobre las copias de seguridad y las actualizaciones, y la reducción de las necesidades de hardware.
• Proveedor de externalización de gestión de registros financieros que presta servicios a iglesias y otras organizaciones misioneras. Es importante que el proveedor de servicios de nóminas comprenda los problemas de compensación pastoral específicos de las iglesias.

Las iglesias conservan la responsabilidad última de la exactitud y fiabilidad de todos los registros.

Todos los donativos económicos, independientemente de su cuantía o procedencia, son dones de la gracia de Dios. Como administradores de esos dones, tenemos la responsabilidad de gestionarlos de acuerdo con la intención del donante, como un acto de adoración que hace avanzar el reino de Dios en la tierra.